근로감독 대비 — 감독관이 요구하는 서류 15가지와 자율점검표

근로감독 통지서를 받고 나서 준비를 시작하면 늦습니다. 요구 서류는 대부분 평소에 만들어 두지 않으면 사후에 만들 수 없는 것들입니다. 출퇴근 기록을 나중에 소급해 만들 수는 없기 때문입니다.

감독의 세 종류

정기감독은 통상 사전 통지가 있고 준비 기간이 주어집니다. 근로감독관은 사업장 출입, 장부·서류 제출 요구, 관계인 심문 권한을 가집니다(근로기준법 제102조). 제출 요구에 불응하거나 허위 자료를 내면 그 자체가 제재 대상입니다.

요구받는 서류 15가지

여기서 가장 자주 지적되는 세 가지는 근로계약서 미작성·미교부, 임금명세서 미교부, 연차 미사용수당 미지급입니다. 셋 다 서류 문제라 감독에서 바로 드러납니다.

기록이 없으면 회사가 불리합니다

근로시간 기록이 없으면, 근로자가 주장하는 연장근로 시간을 회사가 반박할 자료가 없습니다. 감독관은 있는 자료로 판단하므로 기록의 부재는 근로자 주장에 유리하게 작용합니다.

연차도 마찬가지입니다. 사용촉진 절차를 밟았다고 주장해도 서면 통보 기록이 없으면 효력이 인정되지 않아 미사용수당을 그대로 지급해야 합니다. 절차와 일정은 연차 사용촉진 절차에 정리했습니다.

통지서를 받았다면 — 2주 준비 순서

1. 대상 기간과 범위를 확인합니다. 보통 최근 1~3년입니다. 요구 목록을 먼저 받아 두세요.
2. 전 직원 근로계약서를 확인합니다. 미작성자, 교부 기록이 없는 사람, 재계약 후 갱신 안 된 계약을 찾습니다. 지금이라도 작성·교부하는 편이 낫습니다. 필수 기재사항은 근로계약서 필수 기재사항에 있습니다.
3. 임금대장과 명세서를 맞춰 봅니다. 항목이 구분되어 있는지, 연장·야간·휴일 수당 계산 근거가 드러나는지 확인합니다.
4. 연차를 재계산합니다. 입사일 기준 발생일수, 사용일수, 잔여일수, 퇴사자 정산 내역을 표로 만듭니다.
5. 4대보험 가입 누락을 확인합니다. 단시간 근로자, 일용직, 수습 기간 미가입이 흔한 지적 사항입니다.
6. 교육 기록을 모읍니다. 명단·서명·자료를 한 폴더에 정리합니다. 목록은 법정의무교육 5종을 보세요.
7. 차이를 먼저 시정합니다. 감독 전에 자진 시정하면 결과가 달라집니다.

자율점검을 먼저 하세요

고용노동부는 업종별 자율점검표를 배포합니다. 점검 대상으로 선정되기 전에 스스로 확인해 고치면 감독 부담이 줄어듭니다. 점검 항목은 대체로 다음 범주입니다.

• 근로계약: 서면 작성, 필수 기재, 교부
• 임금: 최저임금 이상, 매월 정기 지급, 명세서 교부, 가산수당
• 근로시간: 주 52시간, 휴게시간, 휴일
• 휴가: 연차 발생·부여, 사용촉진, 미사용수당
• 취업규칙: 작성·신고, 불이익 변경 절차
• 모성보호: 출산휴가, 육아휴직, 육아기 근로시간 단축
• 안전보건: 교육, 건강진단, 위험성평가

자체 점검 결과는 문서로 남기세요. 시정 노력이 기록돼 있으면 감독에서 참작됩니다.

지적을 받으면

• 시정지시: 기한 안에 고치고 결과를 보고합니다. 대부분 여기서 끝납니다.
• 과태료: 서류 미비 항목에 부과됩니다. 근로계약서처럼 1인당 부과되는 항목은 인원이 많으면 금액이 커집니다.
• 사법처리: 임금체불, 최저임금 미달 등은 형사 사건으로 넘어갑니다.

시정 기한을 지키는 것이 중요합니다. 기한 내 시정하면 과태료가 감경되거나 부과되지 않는 항목도 있습니다. 시정 불응이 가장 나쁜 결과를 만듭니다.

평소에 해 둘 것

• 입사 절차에 근로계약서 작성·교부와 교육 이수를 넣어 두세요. 절차에 있으면 빠지지 않습니다.
• 출퇴근 기록을 시스템으로 남기세요. 수기 기록은 신뢰도가 낮고 누락이 많습니다.
• 임금명세서를 매월 교부하고 발송 기록을 남기세요.
• 연차 대장을 월 단위로 마감하세요. 연말에 한꺼번에 계산하면 반드시 틀립니다.
• 서류 보존기간(3년)을 지키되, 지난 것은 파기하세요. 보관과 파기 기준은 인사기록 개인정보 관리에 있습니다.

정리

• 요구 서류의 대부분은 사후에 만들 수 없습니다. 평소 기록이 전부입니다.
• 기록이 없으면 근로자 주장이 사실상 인정됩니다.
• 가장 흔한 지적은 근로계약서, 임금명세서, 연차수당 세 가지입니다.
• 통지를 받으면 자진 시정을 먼저 하세요. 결과가 달라집니다.
• 자율점검표로 미리 확인하고 점검 기록을 남기세요.

GI-JUN은 근로계약서, 출퇴근 기록, 연차 대장, 임금명세서를 한 곳에 모아 두므로 요구 서류를 기간별로 바로 뽑을 수 있습니다.

자주 묻는 질문

Q. 근로계약서를 지금이라도 쓰면 과태료를 피할 수 있나요? 과태료는 미작성 상태가 적발될 때 부과됩니다. 감독 전에 작성·교부를 완료하면 지적 대상에서 빠질 수 있으므로 지금 하는 것이 낫습니다. 다만 작성일을 소급해 허위로 적으면 더 큰 문제가 됩니다.

Q. 출퇴근 기록을 안 남겨 왔습니다. 지금부터라도 시작하면 되나요? 됩니다. 과거분을 만들 수는 없지만, 기록을 시작한 시점 이후는 회사 주장의 근거가 됩니다. 과거 기간에 대해서는 급여대장과 업무 기록으로 최대한 보완하세요.

Q. 5인 미만 사업장도 근로감독 대상인가요? 대상입니다. 적용되는 조항이 적을 뿐 근로계약서, 최저임금, 임금명세서, 퇴직금, 4대보험은 그대로 점검합니다.